Un proyecto de construcción, bien sea nuevo o de remodelación, se rige básicamente por una estructura en el tiempo dividido en 4 etapas. Dependiendo de la complejidad y el alcance de cada proyecto, pueden resultar sub-etapas, que se traducen en un alargue de la obra.
En mi artículo Organigrama de Obra encontrarán un gráfico sobre la organización en la obra, tal y como yo lo concibo. Es más importante de lo que parece respetar las jerarquías y las funciones de cada persona en la construcción, pues algunos factores suelen entorpecer la comunicación generando un teléfono roto, se pueden cometer errores por omisión, o simplemente malentendidos que pueden llegar a ser graves, repercutiendo en el presupuesto global, y haciendo perder dinero tanto al propietario como a los contratistas.
Cada Etapa del proyecto tiene como protagonistas al Cliente y al Arquitecto (con su equipo). La interacción de estos dos tiene como propósito unos objetivos muy claros que se van distribuyendo en el tiempo, desde el inicio de la obra (primera llamada de teléfono del cliente al arquitecto), hasta la entrega de obra y su prolongación (de lo que hablaremos al final de este artículo).
1. EL PROGRAMA
Todo empieza generalmente con una llamada telefónica o un correo electrónico. El Cliente contacta al Arquitecto y se ponen de acuerdo para una cita preliminar. La mayoría de los casos, el arquitecto es quien se desplaza hasta el cliente, bien sea para encontrarse en un punto de la ciudad, bien sea para visitar directamente el lugar de la obra proyectada. Por experiencia, puedo decir que ni siquiera el 5% de mis clientes vienen a mi oficina, las reuniones casi siempre se hacen en el sitio de la futura construcción.
En este primer encuentro, el cliente muestra al arquitecto los espacios a intervenir, le explica lo que quiere hacer, lo que quiere cambiar o crear, y le indica la mayor cantidad de detalles acerca de la vivienda, apartamento o casa, de sus ocupantes, de sus costumbres, sus gustos, la problemática del entorno (por ejemplo un apartamento con problemas de ruido sobre una avenida muy transitada).
Teniendo una idea global, el cliente generalmente, hace una Lluvia de preguntas al arquitecto, tanto técnicas como administrativas, estructurales, presupuestales, etc. Y el arquitecto, a su vez, le responde con una Lluvia de respuestas.
Esto no quiere decir que yo no sea quien hace las preguntas. Cuando siento que el cliente ha terminado su explicación, empiezo a indagar sobre temas relacionados con la obra, y que, generalmente, no han cruzado la mente de él. Un arquitecto va siempre mucho más adelante en la reflexión de un proyecto porque está pensando automáticamente en cómo se va a construir, qué hay que hacer para lograrlo, qué problemas va a encontrar, y se plantea posibles soluciones, mentalmente. Por ejemplo, el cliente me dice “quiero demoler este muro entre el comedor y la sala” y yo en mi cabeza ya estoy pensando en el “refuerzo estructural, la viga, las columnas, las zapatas, la excavación, el encofrado, los parales”. Es como en una partida de ajedrez, anticipar las consecuencias de una acción.
A medida que se desarrolla la reunión, con frecuencia hago algunos croquis para explicar o plasmar las ideas sobre el papel, está claro que dibujar es una herramienta poderosa y de fácil comprensión cuando las palabras y los gestos se ven limitados. Dependiendo del tiempo disponible del cliente en esta primera cita, decido hacer un levantamiento o toma de medidas para plasmar algún espacio en particular sobre el papel.
Si el proyecto es grande y complejo, programo una segunda visita durante la misma semana para hacer una toma de medidas detallada, y una sesión de fotos. El recurso fotográfico me servirá para crear un historial de la obra y sobre todo para mirar las imágenes en el computador durante la etapa de diseño y demás.
Los objetivos de esta primera etapa del proyecto es establecer, antes que nada, la viabilidad del proyecto, y dejar muy claro y por escrito el programa. En el mejor de los casos, el cliente entrega al arquitecto una copia de los planos de la construcción actual, en papel o digital. Esto implica generalmente ponerse en contacto con la administración del edificio o buscar en los archivos.
2. EL PRESUPUESTO
El programa establecido por ambos tiene todas las indicaciones y prestaciones de lo que se realizará en cada espacio, por ejemplo en la sala, demolición de chimenea antigua y creación de chimenea de gas tipo vent-free, demolición de pisos, demolición de una pared, cambio de cielo raso, agrandar ventana principal, suprimir puerta hacia cocina, pintar de un color la pared principal, instalar luces en aplique o sobre plafón, tener en cuenta la dimensión de un sofá para disponer los muebles sobre el plano, y muchas cosas más.
Cada espacio tiene sus propias prestaciones, y éstas se clasifican en grupos como obra civil, demolición, mampostería, drywall, enchapes, electricidad, plomería, carpintería, pisos, iluminación, ventilación, ornamentación, refuerzo estructural, automatización, pintura, decoración, acabados, mobiliario, etc.
El presupuesto es la resultante del programa junto los planos de obra, y éstos se componen del estado inicial y el estado proyectado. Entre más detallado sea el programa, incluyendo quizá marcas y referencias específicas de materiales o equipos, más preciso será el presupuesto.
Aquí en Colombia, los arquitectos trabajamos, por lo general, por Administración Delegada o A Todo Costo, según el proyecto y las condiciones intrínsecas a éste y al cliente. Puede encontrar un artículo dedicado a este tema en Formas de Trabajo: los + y los –
En esta segunda etapa, acostumbro reunirme con el cliente para presentarle y explicarle el presupuesto detallado. No me gusta enviarlo por correo porque el documento puede estar lleno de conceptos técnicos y gastos aledaños que generalmente el cliente no entiende. Me gusta repasar capítulo por capítulo explicándole las razones de los precios y las cantidades, y por qué algunos ítems se cobran “globales” y otros “unitarios”.
El presupuesto puede contener varias opciones para un mismo capítulo, generalmente acostumbro a ponerlo al final de la página y en otro color. Esto le da la opción al cliente de escoger diferentes materiales para un ítem, diferentes marcas o calidades. La oferta para pisos interiores puede ir, por ejemplo, desde $30.000/m2 hasta más de $200.000/m2, con o sin instalación.
Los objetivos de esta etapa son: escoger las variantes del presupuesto y establecer un cronograma. La idea es que el cliente se tome el tiempo necesario para reflexionar y consultar con su esposa, su familia, sus socios o demás. En mi caso personal, prefiero que en todas las etapas esté presente el cónyuge para evitar problemas de comunicación que a la postre se convierten en problemas de obra.
Bien, ya hemos llegado hasta aquí, ya tenemos el programa y el presupuesto, y a estas alturas tenemos unos planos esquemáticos del proyecto. El cliente y su cónyuge han digerido y analizado las opciones y han tomado ciertas decisiones. Lo siguiente es Firmar el contrato.
3. EL PROYECTO
El cliente le entrega al arquitecto un abono por anticipo de honorarios, lo que conlleva automáticamente a una relación contractual. En las dos etapas del programa y el presupuesto, el cliente ha trabajado casi a la par conmigo, y a partir de este momento, el anticipo de honorarios desencadena una serie de actividades complejas para mí. En otras palabras, debo desarrollar los planos esquemáticos y convertirlos en planos de obra, con toda la información detallada que eso conlleva, rectificar medidas, realizar detalles, conseguir permisos administrativos con las entidades públicas (alcaldías, curadurías, Codensa, Acueducto, etc.) o con las privadas (administración de edificios o conjuntos residenciales, comités, etc.) conseguir los profesionales adecuados, los proveedores, los transportadores, las volquetas, los equipos de obra, y muchas cosas más.
Algunos ajustes al diseño y al presupuesto pueden ser aportados en esta etapa, sin que sean dramáticos porque esto implicaría volver a empezar, y volver a cobrar.
El objetivo de este punto es validar los planos y detalles, validar el presupuesto global y el cronograma, poniéndole una firma a cada uno de estos documentos, y sentar un precedente. Por experiencia en mis obras, aconsejo dejar todo por escrito, eso nos evita problemas futuros y genera un historial al que podemos acceder si tenemos dudas durante el camino. El pago de anticipos propios a la obra se realiza acto seguido, lo que desencadena el siguiente punto:
4. LA OBRA
Los preliminares de obra, cerramientos, protecciones, campamentos, dotaciones, herramientas, equipos y máquinas, todo está en su sitio: que comience la fiesta! En la medida de lo posible, si hablamos de una obra de categoría L (larga), aconsejo fehacientemente desocupar el lugar. Es muy incómodo para el propietario vivir en una casa o apartamento durante la obra. Si la obra es pequeña, no hay problema, es manejable, pero si es compleja, el polvo enloquecerá al más aguerrido de los propietarios. (leer Casos se han visto).
El cliente tiene la libertad de visitar la obra cuantas veces lo crea conveniente, y yo me encargo de guiarlo en el recinto o sus alrededores para que no se vaya a tropezar con algo y golpear la cabeza, las obras son lugares peligrosos! Y no recomendados para niños! Con anterioridad, hemos convenido juntos a realizar un comité de obra semanal o quincenal. Estas reuniones sirven para ver el avance de los trabajos realizados, hacer sugerencias, responder dudas, realizar pagos por cortes de obra, etc.
Mi labor en esta etapa es pluridisciplinaria: dirigir el maestro y los obreros, dirigir los contratistas, guíar al cliente, supervisar la ejecución de todos los capítulos, revisar cantidades y cortes de obra, revisar cantidades de materiales pedidos, supervisar la fabricación en taller de ciertos elementos como la carpintería, hacer las compras y los pedidos a los proveedores, vigilar y controlar el cronograma y el presupuesto, actualizar los planos, y sobre todo, resolver problemas, de toda índole.
El objetivo principal de esta etapa es la buena comunicación entre el cliente y el arquitecto para avanzar según lo planeado o para ajustar el curso de ciertos elementos o circunstancias que surgen imprevistos. No puedo decir que las obras se desarrollan a la perfección, siempre sucede algo, sean remodelaciones u obras nuevas. La paciencia es puesta a prueba con frecuencia, y todos tenemos el poder de hacer que las cosas funcionen en el sentido adecuado.
LA GARANTÍA
Hemos llegado al final de las 4 etapas claves de un proyecto de arquitectura, viene lo más importante, lo que me diferencia de un maestro o un profesional contratado en solitario: el respaldo y las garantías: Esta es la quinta o última fase, el bonus.
Durante los doce meses siguientes a la entrega de la obra, el cliente va a tener el tiempo suficiente de probar los equipos instalados y verificar que los acabados no tengan imperfecciones. Si algo sucede, llama directo al arquitecto y éste interviene con los responsables del tema en cuestión.
Yo aplico la retención del 10% a mis contratistas hasta que terminen lo programado y contratado, y como siempre trabajo con un equipo de confianza que me respalda desde hace tiempo, cuento con la respuesta adecuada a la hora de solicitarles garantías. Esto es la clave de mis servicios, el valor más alto que entrego a mis clientes, la confianza y la seguridad que les transmito, lo que nos diferencia de otras empresas o contratistas solitarios: La Garantía.